無所不在

電子郵件以及即時通訊是現代生活的一種科技，同時也是一種幸福，透過即時通訊，隨時可以和任何人溝通。然而因為可以看到全世界，因此很容易在雜亂的訊息中失焦，被不必要的訊息給掩埋了。在享受便利的同時，也變成一種災難與詛咒。現代人已經陷入「無所不在」的迷思，讓所有人在任何時間都可以接觸到你，不僅是電子郵件，還包括手機、及時通訊等。這些科技讓我們可以及時溝通，因此我們也自然而然覺得必須隨時讓人找到、必須回應與完成每一件事情。所有人都因為這種不切實際的期待而工作過量、過度消耗自己。然而很多人更不知道如何利用客觀的標準，快速有效過濾資訊，卻花費太多時間在不重要的訊息上，真正需要注意的事情卻被遺漏了。現代人工作變得複雜而沒效率的最重要原因就是缺乏焦點，因為不清楚目標，浪費時間重複做同樣又不必要的事，卻遺漏關鍵訊息，浪費太多時間在不重要的訊息上。

我們透過即時訊息溝通時，打字速度絕對沒有比講話快，透過文字，我們無法理解對方的情緒，因此可能常常會產生誤會，所以口頭討論可能會更有效率，盡量不要透過電子郵件或即時通訊。在收到任何訊息時，首先要思考是否與你現在的工作內容有關？然後思考自己的目標，了解什麼事情才是重要的事，必須先完成。及時通訊還有另外一個缺點，就是工作很容易被打斷，例如上課時突然收到一封簡訊，於是拿出手機來看發現是一則廣告簡訊，還花了時間來閱讀，不僅打斷上課專心聽講，還浪費時間在不必要訊息上。所以保持簡單是最好的原則，上課、開會或工作時手機就關機，上班時就把即時通訊軟體關閉，保持簡單就可以讓自己做事更有效率。簡單來自於清楚的目標與方向，知道自己該做哪些事、不該做哪些事。最後是少做一些無關緊要的事情，所謂少做一些事，不是要你把事情推給別人做，而是當你焦點集中時，很清楚自己該做哪些事。

每個人的時間都是一樣多的，想善用時間便必須割捨，該不吃就不吃，該不玩就不該玩。另外做事不要拖拖拉拉，不然到時候會花更多時間來處理更多事情。有時間多花點時間讓自己冷靜，光靠蠻力往前衝不一定能提升效率，唯有隨時找片刻寧靜，確實整理思考，才能降低做錯事的頻率。